Näin onnistut tapahtumasi markkinoinnissa!
Onnistuneen tapahtumamarkkinoinnin resepti on monipuolinen yhdistelmä.
Tiivistelmä:
Tässä blogitekstissä kerron, mitä kaikkea on hyvä ottaa huomioon ja mitä pitää muistaa, jotta tapahtumasi markkinointi onnistuu.
Sisältö:
Tapahtuman tehokas ennakkomarkkinointi
Maksullinen tapahtumamarkkinointi: Mihin kannattaa panostaa?
Tapahtuman aikainen sisällöntuotanto ja markkinointi
Jälkimarkkinointi
Ennen tapahtumaa:
Olet suunnitellut hienon tapahtuman, ja nyt kaikki on jo melkein toteutusta vaille valmista.
Miten varmistat, että tärkein toteutuu: yleisö, ihmiset löytävät tapahtumasi?
Harmillisen usein kuulee jälkikäteen kerrottavan, että “voi vitsi olisinhan mä tullut, jos olisin tiennyt tästä!”
Erityisesti nykypäivänä asiakkaat ostavat lippunsa aiempaa myöhempää, ja tämä aiheuttaa jokaiselle tapahtumajärjestäjälle harmaita hiuksia.
Voinko luottaa siihen, että tavoitteisiin päästään?
Voit ainakin itse vaikuttaa onnistumiseen tekemällä oikeita asioita oikeaan aikaan.
Markkinointi ja viestintä ovat aivan avainasemassa, jotta tapahtumasi saa tarvitsemaansa näkyvyyttä ja tietoisuus siitä lisääntyy.
Panosta siis näihin:
Hyvä suunnitelma ja strategia
Aikataulutus
Viestinnän informatiivisuus ja selkeys
Sisältöjen laadukkuus ja puhuttelevuus
Samaistuttavuus ja ainutlaatuisuuden tunne
Myynnillinen ote
Säännöllinen sisällöntuotanto
Mediatiedotus ja mediasuhteiden hoitaminen
Tuo tapahtumasi tunnelma esiin oikeanlaisella äänensävyllä jo etukäteen!
Ennen tapahtumaa on tärkeää viestiä selkeästi:
Mitä tapahtuu, milloin tapahtuu, missä tapahtuu ja mitä tämä maksaa?
Miten pääsen perille, millaista paikan päällä on ja miten pääsen pois? Voinko majoittua jossakin lähellä?
Nämä kysymykset korostuvat, mikäli jörjestät tapahtumaa kyseisessä venuessa ekaa kertaa, tai yleisössä on paljon muuten uusia kävijöitä. Ensimmäistä kertaa ihmisten paikalle saaminen on muutenkin erityislaatuinen taiteenlajinsa, uusasiakashankintaa sekin.
Jokainen tapahtuma on ainutkertainen ja tapahtuu vain sillä hetkellä.
(Sama järjestäjän silmin ajateltuna: Jokainen tapahtuma on ainutkertainen, ja sen markkinoinnissa voi onnistua vain kerran).
Luo viestintäsi avulla yleisölle tunne, että he eivät kertakaikkiaan halua missata tätä, ja kannattaa tulla paikan päälle.
Ihmiset ovat nykyään hyvin mustasukkaisia ajastaan, valitsevat tarkemmin vapaa-aikansa viettotavan ja myös raha on aiempaa tiukassa.
2. Sisältöjen lisäksi mainonta ratkaisee
Oletetaan, että “somegeimi” on mintissä.
Sinun ja tiimisi täytyy varmistaa, että mahdollisimman laaja yleisö törmää viestintään ja markkinointiisi, ja silloin pitää miettiä kaikki käytettävissä olevat keinot sekä hyödyntää ne mahdollisimman tehokkaasti.
Markkinointi on toistoja toiston perään, saman asian sanomista tuhannella eri tavalla.
Ota kaikki ilmaiset keinot käyttöön, ja ilmoita tapahtumasi kaikilla menovinkki-palstoilla sekä paikallisissa fb-ryhmissä. Pyydä tuttuja jakamaan eventiä, toteuta lippukisaa ynnä muuta.
Mihin kannattaa panostaa mainosrahaa?
Se riippuu kohderyhmästä sekä käytettävissä olevan budjetin määrästä, ja on aika tapauskohtaista. (Ihana ja kattava vastaus, eikö olekin?)
Joka tapauksessa sinun pitää hyväksyä, että asiakashankinta maksaa, ja miettiä, mikä summa per esimerkiksi myyty lippu on hyväksyttävissä.
Budjetti voi myös elää myytyjen lippujen määrän perusteella: ns. nollatulokseen eli break-eveniin pääseminen pitää olla ensimmäinen tavoite.
Miettiessäsi mainosrahan kohdentamista, vastaa näihin kysymyksiin:
Missä tavoitat tapahtumasi kohderyhmän?
Miten paikallinen yleisösi on: miten laajalta alueelta tapahtumaasi ollaan valmiita tulemaan?
Sosiaalisen median maksettujen markkinointikampanjoiden avulla tavoitat tehokkaasti varsin edullisella investoinnilla kohderyhmääsi. Kohdennusten avulla voit myös testata, mikä toimii parhaiten.
Kannattaa myös miettiä digin ulkopuoliset mainospaikat, tienvierustat, bussimainokset, paikallisradiot, printtimedia ja TV jos budjetti riittää…
Parasta olisi saada niin laaja kattavuus, ettei keneltäkään olisi mennyt tämä tilaisuus ohitse. Lisää jokaiseen mahdolliseen mainospaikkaan näkyviin aika ja paikka sekä esiintyjät. Käytä samaa visuaalista ilmettä, jotta se on helppo tunnistaa.
Yhteistyöt majoitusliikkeiden ja muiden paikkakunnan turistivirtoja kohtaavien kanssa kannattaa miettiä ja selvittää neuvottelumahdollisuudet.
Seuraa lipunmyynnin toteumaa ja kerää dataa mainontasi vaikuttavuudesta.
3. Muista nämä tapahtuman aikana!
Muista tallentaa tapahtumaasi ammattimaisesti, vaikka hyödyntäisitkin myös yleisön jakamaa materiaalia!
Tallenna ja välitä tunnelmia!
Tämä on tehokkain mainossisältösi!
Voit hyödyntää materiaalia paitsi aktiivisesti “live-sometuksella”, ja luoda täten yhteyttä tapahtumanaikaiseen yleisöön sekä rannalle jääneisiin: useamman päivän tapahtuman aikana osa saattaa herätä vasta nyt, ja tulla seuraavana päivänä paikalle hoksattuaan tapahtuman olevan käynnissä ja nähtyään, minkälaista siellä on!
Lisäksi taltioitua materiaalia kannattaa hyödyntää tämän kyseisen tapahtuman jälkimarkkinoinnissa sekä seuraavien tapahtumien yhteydessä.
On täysin mahdollista, että sinä organisoijana et ehdi tätä sisällöntuotannon osuutta edes ajatella - suosittelen erittäin lämpimästi, että palkkaat paikalle ammattilaisia, joiden työ on keskittyä nimenomaan katselemaan tilannetta tällä silmällä.
Parhaaseen lopputulokseen pääset kombolla: ammattivalokuvaaja, videokuvaaja sekä ns. UCG (User Generated Content)-sisällöntuottaja.
On myös hyvä pohtia, kannattaako tapahtuman aikana tuottaa podcastia tai haastatella esiintyjiä ja/tai yleisöä.
Nämä on hyvä sopia hyvissä ajoin etukäteen, käydä läpi jokaisen kanssa budjetti ja mitä he sinulle tuottavat ja missä aikataulussa.
Muista varautua myös kriisiviestintään tapahtuman aikana!
Jokaisella tapahtumajärjestäjällä kannattaa olla varmuuden vuoksi kriisiviestinnän ammattilainen päivystämässä, ja tapahtuman henkilöstö ohjeistettu viestinnän osalta.
4. Tapahtuman jälkimarkkinointi
Ainakin seuraavat toimenpiteet kannattaa toteuttaa tapahtuman jälkeen:
Kävijäkysely, jotta saat palautetta tiimillenne suoraan asiakkailta
Sosiaalisen median sisällöntuotanto ja sitä kautta palaaminen tunnelmiin, sekä paikalle saapuneen yleisön kiittäminen
Aftermovie
Tapahtuman aikana tehtyjen haastattelujen julkaisut
Jos tapahtuma toistuu vuosittain, edellisen tapahtuman aikana ja heti sen jälkeen on oikea aika aloittaa seuraavan markkinointi (tai muiden järjestämiesi tilaisuuksien nostot)
Tarvitsetko apua tapahtumasi viestinnässä ja markkinoinnissa?
Jos et ehdi, jaksa tai osaa tehdä kaikkea itse - ei sinun tarvitsekaan!
Ota yhteyttä minuun, jutellaan tilanne läpi ja laitetaan pyörät pyörimään.
Villilähteeltä saat tarpeesi mukaa esimerkiksi tapahtumaa edeltävän viestinnän, sosiaalisen median manageroinnin ja markkinoinnin sekä erikseen sovitusti tapahtuman ajalle UCG-sisällöntuotannon.
Verkostostani löytyy myös valokuvaajia sekä videotuotannon ammattilaisia.
Villilähde Music & Social Media
〰️
Villilähde Music & Social Media 〰️
Otahan Villilähde seurantaan myös Instagramissa ja Facebookissa!
